Atuo há mais de 30 anos na Voith Paper, sendo boa parte desse tempo dedicado a projetos de engenharia para a indústria de papel e celulose. Por diversas vezes, mesmo antes de me tornar o gerente dos projetos, os acompanhei de perto em todas as suas fases, realizando o contato com o cliente e sendo responsável pelas diversas interfaces envolvidas, tais como: engenharia, fabricação, fornecedores externos, área comercial, logística, finanças etc.
Talvez quem nunca tenha vivenciado essa experiência não consiga entender o grau de complexidade que é projetar, construir e implantar máquinas com milhares de componentes e que envolvem muitas disciplinas diferentes, diversas fases, insumos e processos. Algo que observo é que algumas empresas multinacionais, quando desenvolvem projetos em outros países, erram ao não contratar uma empresa local, aumentando custos, tempo de execução, ocorrência de falhas e queda na qualidade.
As pessoas certas
Isso porque as pessoas são o principal fator para o sucesso na gestão de qualquer projeto com essas características. São elas, profissionais de diferentes formações e experiências, que farão o projeto ter sucesso, ser implementado no prazo e custo esperados e não ter imprevistos sérios no seu decorrer.
É fato que, quando uma empresa multinacional desenvolve um grande projeto em outro país, a contratação de pessoas locais para sua gestão, se torna um ponto fundamental.
São elas que detêm o conhecimento regional que inclui aspectos técnicos, como legislação, geografia e infraestrutura, mas, principalmente, comportamentais.
Linguagem corporal, o jeito de se comunicar, expressões, gírias e traços culturais são diferentes de país para país e impactam de maneira importante no sucesso do projeto. Além disso, uma equipe local pode facilmente entender e se alinhar com as expectativas do cliente, garantindo que as entregas e os objetivos e do projeto sejam bem definidos e executados com precisão.
Agilidade
A proximidade e o conhecimento do mercado local geram vantagens na agilidade da tomada de decisões, mas também ampliam as possibilidades de redução dos custos envolvidos.
Estar no mesmo país permite que os gerentes de projeto tenham acesso direto a recursos, fornecedores e clusters locais. Eles podem alavancar sua compreensão do mercado para negociar contratos mais favoráveis, obter matéria-prima em condições mais econômicas e rápidas, além de possibilitar a contratação de mão de obra especializada próxima ao local de execução.
Essa proximidade reduz as despesas de viagens, o tempo de mobilização, mitiga os riscos financeiros (cambiais) e permite um controle mais refinado sobre os gastos do projeto. No geral, o gerenciamento de projetos feito localmente otimiza a utilização de recursos e maximiza as oportunidades de economia.
A colaboração efetiva entre as partes e a compreensão dos padrões de qualidade do cliente e dos principais fornecedores envolvidos é fundamental para evitar desvios e retrabalhos.
Estar no mesmo país que o cliente permite que os gerentes de projeto obtenham conhecimento das suas expectativas e das nuances culturais que podem impactar nos requisitos de qualidade. Essa proximidade facilita também diligências e inspeções de qualidade mais frequentes, garantindo que as entregas do projeto atendam ou excedam as especificações de qualidade.
Regulamentação
A equipe localizada também pode aproveitar sua compreensão dos regulamentos locais e padrões de conformidade para garantir a adesão aos requisitos de qualidade e das normas específicas do país no qual o projeto está sendo conduzido.
Como a comunicação eficaz está no cerne do gerenciamento de todo projeto bem-sucedido, ao ser conduzido no mesmo idioma e cultura, as barreiras de comunicação são minimizadas. Os membros da equipe podem expressar suas ideias, preocupações e expectativas com mais precisão, facilitando uma compreensão mais clara dos requisitos do projeto. Nuances de linguagem e contextos culturais podem ser mais facilmente compreendidos, reduzindo enormemente as interpretações errôneas e garantindo uma colaboração mais bem ajustada entre as partes.
Ainda, a maior proximidade, compreensão cultural e conhecimento das leis e dos regulamentos locais tem grande impacto na redução dos riscos de um projeto.
A proximidade facilita e estreita a colaboração com o cliente e com os principais fornecedores, permitindo a identificação de riscos em potencial e a implementação imediata de estratégias mitigatórias. Além disso, os gerentes de projeto podem aproveitar seu conhecimento das regulamentações regionais, práticas de negócios para adotar ações proativas na redução dos riscos e na adesão total aos requisitos legais. Esse entendimento garante também que os projetos cumpram todos os padrões relevantes evitando ao máximo as não conformidades e os retrabalhos. Ao incorporar o conhecimento local, os gerentes de projeto conseguem minimizar riscos, atrasos, penalidades e contratempos legais muitas vezes pouco visíveis a olhos destreinados.
Fornecedores
O mesmo conhecimento é estendido à gama de fornecedores, concedendo aos gerentes locais um profundo conhecimento dos fornecedores confiáveis e empresas subcontratadas.
Eles podem aproveitar esse conhecimento e conexões para selecionar os parceiros mais adequados, negociar contratos favoráveis e garantir o embarque dos recursos dentro do projeto no momento apropriado. A proximidade permite também um monitoramento das atividades de aquisição, controle de qualidade de materiais e a resolução eficiente de quaisquer problemas relacionados à aquisição.
Menos atrasos
Por último, a interação em tempo real entre as equipes, reduz atrasos causados por falhas de comunicação ou diferenças de fuso horário.
Os gerentes de projeto podem realizar visitas frequentes no local, monitorar o progresso e resolver prontamente quaisquer obstáculos que possam afetar o bom andamento do projeto. Além disso, estar no mesmo país que o cliente permite que os gerentes de projeto colaborem estreitamente com as partes interessadas e alinhem os cronogramas com os costumes locais, levando em conta feriados e outras nuances regionais que podem afetar a execução de um projeto.
O resultado é a maior eficiência, riscos de desvios de prazo minimizados e, portanto, maior probabilidade de entrega dentro do prazo esperado.
Afirmo essas questões com conhecimento de causa, pois vivi essas experiências e trabalhei em muitos projetos de sucesso, e outros nem tanto e, com isso, compreendi a importância da atuação das pessoas em todas as fases do projeto. Sem elas, nenhuma excelente ideia consegue se transformar em uma máquina precisa, eficiente e segura.
