Marco Bole
É comum que tanto síndicos quanto moradores tenham dúvidas ao contratar uma empresa independente para validar as contas do condomínio. Essa incerteza é compreensível, uma vez que a auditoria em condomínios tem ganhado espaço nos últimos anos, mas ainda não é um serviço amplamente difundido. Vamos, então, explorar as principais diferenças entre auditoria preventiva e investigativa, além de identificar quando é o momento ideal para contratar cada uma.
Esse assunto importa porque a auditoria em condomínios garante a transparência e a segurança financeira, prevenindo erros e identificando possíveis fraudes. Com a crescente complexidade da gestão condominial, contar com auditorias adequadas evita prejuízos, melhora a governança e fortalece a confiança entre síndicos, conselheiros e moradores.
Por que isso importa?
Auditoria preventiva
A auditoria preventiva se divide em duas modalidades: auditoria preventiva mensal e auditoria em período específico. Ambas possuem um escopo semelhante, mas a auditoria mensal ocorre de forma contínua, mês a mês, fornecendo um parecer recorrente sobre as contas e indicando correções de forma tempestiva.
Esse tema interessa a síndicos, conselhos fiscais e moradores que desejam uma administração condominial mais eficiente e segura. Também é relevante para empresas especializadas em auditoria e assessoria condominial, pois a correta aplicação desses serviços contribui para a integridade financeira e a boa gestão dos recursos do condomínio.
Para quem esse assunto interessa?
Por outro lado, a gestão contrata a auditoria preventiva em período específico quando já finalizou as contas de um determinado período e deseja validá-las antes de apresentá-las em assembleia ou ao conselho.
Neste caso, busca-se identificar possíveis irregularidades para corrigi-las, oferecendo transparência e segurança ao fechamento das contas. É importante destacar que, na auditoria preventiva, não há indícios claros de fraudes. Caso surjam sinais mais fortes de fraudes, recomenda-se contratar uma auditoria investigativa.
No contexto da auditoria preventiva, o foco está em uma análise geral das contas, incluindo conciliações bancárias, validação de notas fiscais, análise de receitas e inadimplências, além de revisões de convenções, atas, contratos e folhas de pagamento. O parecer resultante apontará eventuais não conformidades para correção, mas não detalhará tanto quanto uma auditoria investigativa.
Auditoria investigativa
A auditoria investigativa, por sua vez, possui uma abordagem distinta e mais complexa. Embora seu escopo inclua as mesmas análises básicas da auditoria preventiva, o relatório gerado possui um formato diferente, adequado para processos judiciais. A linguagem utilizada é mais técnica e detalhada, apropriada para eventuais litígios.
Durante a auditoria investigativa, ao identificar qualquer irregularidade, o auditor se aprofunda na análise. Por exemplo, ao revisar as despesas e validar notas fiscais do condomínio, o auditor investigativo realiza uma avaliação mais criteriosa:
• Na auditoria preventiva: O auditor verifica a existência da nota fiscal, analisa a retenção de impostos e identifica a ausência de documentos como uma irregularidade.
• Na auditoria investigativa: O auditor, além de verificar a existência da nota, analisa se a descrição do serviço condiz com a contratação, confere o endereço da empresa para confirmar sua existência física, avalia se o porte da empresa é compatível com o serviço prestado e confirma se o pagamento foi realizado ao prestador correto. O auditor também analisa se houve cotação independente, mesmo que não seja obrigatória, examina a existência de contrato e se este está sendo executado adequadamente, avalia o quadro societário da empresa para identificar possíveis conflitos de interesse e, se necessário, realiza pesquisas adicionais para identificar vínculos suspeitos que possam indicar fraudes.
Dessa forma, a auditoria investigativa tem um objetivo mais específico e detalhado, focando na identificação de fraudes ou irregularidades graves que possam justificar ações judiciais. Em caso de suspeitas de prejuízos ao condomínio, os auditores se aprofundam nas análises para identificar evidências concretas de fraudes.
Quando contratar cada tipo de auditoria?
Recomenda-se a auditoria preventiva para assegurar a regularidade contínua das contas, prevenir problemas e proporcionar uma gestão financeira segura. Já a auditoria investigativa é indicada em casos de suspeitas de fraudes ou irregularidades graves, quando é necessária uma análise mais detalhada e técnica.
Ambos os tipos de auditoria são essenciais para promover a transparência e a segurança financeira dos condomínios, porém a escolha depende do contexto e das necessidades específicas do momento. Para síndicos e conselhos fiscais, compreender essas diferenças é fundamental para tomar decisões informadas e garantir uma gestão mais eficiente e confiável.
